【NPO TIPS】連絡ツールはどう使い分ける？やりとりをスムーズにするコツ
イベントの準備や日々の運営など、市民活動を進めるうえで欠かせないのが「活動に関わる様々な方々への連絡」です。
支援施設では、「連絡の行き違いが増えて困っている…」「メンバー間でツールの使い方にギャップがある」といった悩みを聞くこともあります。
連絡ツールは便利ですが、それぞれ向いている場面が違います。特徴を知って使い分けることで、連絡の行き違いなども少し減らせるかもしれません。
今回は、代表的な3つの連絡ツールについて、役割を考えるきっかけにしてもらえたらと思い、私たちの取り組み事例とあわせてご紹介します。
1. SNS・チャットツール
役割：日常のちょっとした相談・迅速な共有など
手軽でスピーディーな反面、相談の中では「すぐに既読がつかない・返信がないと不安」「言葉遣いのニュアンスや、頻繁な通知・長文に疲れてしまう」といった声をよく耳にします。
「返信は急がなくてOK」「夜間の投稿は控える」など、団体内でちょっとしたルールを事前に共有しておくことが、気持ちよく使うためには大切です。
2. Eメール
役割：対外的な連絡・見落とせない重要なお知らせなど
団体内で「丁寧なお礼状のように挨拶を重んじる方」と「デジタル化による短文・効率化を重視する方」の感覚が混在し、戸惑う場面もあるようです。
後から確認できるよう記録を残しておきたい重要な連絡などには、メールが向いています。
件名に「【要返信】」と付けたり、要点を箇条書きにしたりするなど、受け取る側が読みやすい工夫もしてみましょう。
3. 電話・オンライン会議
役割：複雑なケース・思いを伝える・緊急時など
「相手の時間を拘束してしまうのでは…と気を遣い、なかなかかけづらい」とお悩みの方も増えています。
事前に「少し電話でお話するお時間ありますか？」等とチャットツールやメールで確認してみるのも一つの方法です。
複雑な相談や、文章だけではどうも行き違っているなと感じたときこそ、思い切って声で伝えることで解決する場面もあるはずです。
藤沢市のNPOについての相談なら
ここまで3つの連絡手段について見てきましたが、「どれか一つに決める」というより、場面や相手に応じて使い分けることが大切です。
連絡を効率よく進めることももちろん大切ですが、「相手にどう伝わるか」を考えてツールを選ぶことも、団体で活動するうえでは大事なことなのかもしれません。
「うちの団体に合った具体的なルール作りって？」「ツールの使い方をメンバーと一緒に整理したい」など、お困りの際はぜひ支援施設へお声かけください。
今回ご紹介した方法は、あくまで一例です。団体の状況やメンバーによって、使いやすい方法はそれぞれ違ってく
るはず。
皆さんの団体に合った、無理のないコミュニケーションの形を一緒に考えていきましょう！